Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка о выдаче защитных средств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Записка – это инструмент для внутренней коммуникации. Главная функция документа – донесение сведений от одного работника другому. Оформляется обычно тогда, когда существует потребность в чем-то. К примеру, сотрудник обнаружил дефицит спецодежды. В этом случае он оформляет записку и направляет ее вышестоящему начальству. Документ позволяет доказать, что до начальника была донесена определенная информация. Это актуально при отстаивании своих прав в суде.
Функции служебной записки
Закон не обязывает регистрировать служебные записки, однако, как правило, они регистрируются. Нужно это для подтверждения подачи документа. В регистре можно проставить отметку о том, что записка является срочной. Это увеличит шансы на быстрое рассмотрение документа.
Законы не регламентируют форму служебной записки, а потому особенности составления документа часто устанавливаются локальными актами. Если внутренними актами форма записки не закреплена, то при оформлении нужно придерживаться общих деловых правил.
Записка может быть как рукописной, так и печатной. Главное требование к документу – наличие подписи, проставленной от руки. Для записки подойдет лист А4. В редких случаях в оформлении используется фирменный бланк. В записке нужно обязательно указать точное количество спецодежды, которое нужно закупить. Необходимо аргументировать потребность в покупке. Если есть документальное подтверждение этой необходимости, соответствующий документ рекомендуется приложить к записке.
Вариант, как ответить
Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.
Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.
Ответ
на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности
Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.
В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.
С уважением, руководитель Z
5.11.2017 г. Подпись руководителя Z
Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого. Возможно, вам будет интересно посмотреть наши статьи о том, как правильно написать служебную записку о невыполнении сотрудником обязанностей, нарушениях в работе, отсутствии сотрудника на работе, командировке, приеме на работу, на приобретение, выдачу денежных средств, отгул, повышение или перерасчёт, выплату и удержание зарплаты.
Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.
Служебная записка о невыдаче спецодежды
Образец можно разработать самостоятельно, используя вариант, предложенный законодателем.
Обязательные реквизиты:
- наименование предметов, которые списываются, их характеристики и качества, количество;
- фактическая себестоимость продукции;
- срок эксплуатации, установленный производителем;
- дата передачи в эксплуатацию;
- причина непригодности, вследствие чего предметы списываются;
- иная важная информация.
Образец приказа на списание спецодежды 2019 г.ничем не отличается от стандартного документа, никаких изменений в нормативные документы в текущем году внесено не было.
Перечисляются они в законодательных нормах. Внимательное рассмотрение нормативных документов позволяет разрешить большое количество самых разных задач. В первую очередь – избежать допущения ошибок при составлении документации этого типа.
При отсутствии соответствующего опыта касательно формирования подобного рода акта необходимо будет обратиться за консультацией к квалифицированным работникам.Обычно подобные акты составляют бухгалтера или же кладовщики, заведующие хозяйственной/материальной частью на предприятии.
В интернете существует достаточно большое количество самых разных ресурсов с образцами документов. Можно просто скачать заранее составленный бланк акта на списание рабочей одежды, средств индивидуальной защиты.
После чего просто заполнить соответствующие пустые поля. Так возможно минимизировать вероятность допущения каких-либо ошибок.
К основным вопросам, изучить которые нужно будет заранее, относятся следующие:
- какая указывается причина;
- пришедший в негодность;
- заполненный образец.
Какая указывается причина Одним из обязательных для заполнения в акте пунктов является раздел касательно причины, по которой имеет место списание средств индивидуальной защиты или же рабочей одежды.
К таким причинам относится: Окончание срока полезного использования Устанавливается производителем СИЗ и другого вне зависимости от срока непрерывной эксплуатации Выход срока годности Предел данный также устанавливается на законодательном уровне обычно Выход из строя Ранее определенного срока (полезного использования, срока годности) по какой-либо причине Утрата работником – Иное – Фактически в качестве причины возможно указать все что угодно. Но при этом необходимо помнить о важности подобных актов.
Учитывая объем работ, их специальный характер, в организациях могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.35.
Функциями комиссии в части вопросов использования специальной оснастки и специальной одежды являются:а) непосредственный осмотр объектов специальной оснастки и специальной одежды, предъявленных к списанию, и установление их непригодности к дальнейшему использованию или возможности (невозможности) и целесообразности их восстановления; А по поводу выдачи новой:Вопрос: Об отсутствии оснований для признания объектом налогообложения НДФЛ и ЕСН выдаваемых работникам второго комплекта спецодежды с удвоенным сроком носки, а также специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающих защиту работников по сравнению с типовыми нормами, и об учете соответствующих расходов в целях исчисления налога на прибыль.
- Шаг 1
Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:
- кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
- наименование документа, дата, номер записки;
- краткую тему записки или заголовок;
- в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
- должность составителя, его подпись и Ф.И.О., иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.
Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале. Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).
Во избежание различных вариантов на каждом предприятии разрабатывают свой бланк служебной записки. При этом можно руководствоваться правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).
Служебная записка на спецодежду сотруднику
Работодатель обязан обеспечивать сотрудников, работающих в особых условиях, специальной рабочей одеждой регулярно. Периодически требуется составлять заявку на спецодежду. О том, как это правильно сделать, читайте далее.
Согласно законодательству, работодатель должен обеспечивать безопасные условия труда для всех групп персонала. Для некоторых категорий обязательна выдача специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (ст. 212 ТК РФ). Снабжать спецодеждой и СИЗ наниматель обязан:
- работников вредных и опасных производств;
- работающих в особых температурных условиях;
- на работах, связанных с большой вероятностью загрязнения.
Все выдаваемые вещи должны приобретаться за счет средств организации и иметь сертификаты “О безопасности средств индивидуальной защиты”.
Выдача осуществляется с установленной периодичностью. Покупка, выдача и использование рабочей одежды и средств защиты регулируется Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. ). Снизить профессиональные риски за счет эффективных средств защиты — одна из главных обязанностей специалиста по ОТ.
Читайте в журнале «Справочник специалиста по охране труда», как не ошибиться с поставщиком, вовремя закупить качественные СИЗ и собрать все необходимые для этого документы. Согласно п. 4 Правил 290н, снабжение персонала СИЗ производится бесплатно. Законодательно установлены нормы по выдаче спецодежды в зависимости от вида выполняемых работ.
Они регламентируются:
- для сквозных профессий – ;
- выдача сигнальной одежды – ;
- выдача теплой одежды – .
В зависимости от установленных норм и с некоторой периодичностью работодателю необходимо обновлять рабочую одежду. Для этого требуется составление служебной записки на ее приобретение (образец будет приведен далее). Обратите внимание, что компания вправе производить замену СИЗ чаще, чем этого требует закон и в большем объеме.
Служебная записка об отсутствии средств индивидуальной защиты
Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду. В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.
Руководителю отдела Материального обеспечения Столярову О.Л. От руководителя цеха №3 Громова Д.О. Служебная записка 12.03.2021 года О необходимости приобретения спецодежды В соответствии с нормами Приказа Министерства соцразвития №290н «Об утверждении правил обеспечения спецодеждой» от 1.06.2009 года, Приказа Министерства соцразвития №541н «Об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды» от 1.10.2008 года, в соответствии с локальным актом «О закупке спецодежды» №77-А прошу организовать закупку спецодежды для сотрудников цеха №3 в количестве 10 штук.
Руководитель цеха №3 (подпись) Громов Д.О.
В противном случае отстранение может быть признано незаконным и наниматель будет вынужден выплатить работнику заработную плату за время вынужденного прогула[54,c.108].
Приведем пример. Паяльщик по свинцу 2-го разряда, работающий в сфере производства химических волокон, был отстранен от работы в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 49 ТК в связи с неиспользованием противогаза фильтрующего.
Важно ТК). В трудовую книжку запись об отстранении не вносится (глава 2 Инструкции о трудовых книжках).
В табеле использования рабочего времени период отстранения отмечается в соответствии с утвержденными в организации обозначениями, например ОР — отстранение от работы. Если работник отстранен от работы не с начала рабочего дня, в табеле может проставляться кроме фактически отработанного количества часов через дробь количество часов, на которые работник был отстранен от работы (если такой порядок утвержден нанимателем)[54,c.109].
Пример.
Типовые отраслевые нормы предусматривают обеспечение работников университета средствами индивидуальной защиты (далее — СИЗ). Установление типовых норм бесплатной выдачи работникам сертифицированных СИЗ является полномочием Министерства труда и социальной защиты РФ. Обязательные требования к приобретению, выдаче, применению, хранению и уходу за СИЗ устанавливает приказ и.о.
В соответствии со ст. 221 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить работников, занятых на вредном производстве, средствами индивидуальной защиты, в том числе специальной одеждой.
Таким образом, именно работодателем выдается работнику СИЗ и спецодежда. Учет и списание спецодежды (2018 г.
)производится по правилам, установленным Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина №135-н от 2002 года .
Выдача и возврат специальной одежды оформляются в предназначенной для этого карточке учета, которая, однако, не является первичным бухгалтерским документом, а значит, не имеет строго определенной формы. В качестве бухгалтерских применяются (в зависимости от того, учитывается одежда как основное или оборотное средство) при выдаче:
- акт приемки-передачи ОС,
- ведомость учета выдачи.
В обоих случаях, если одежда износилась и утратила способность защищать человека, составляется документ по установленным в Методических указаниях правилам.
Служебная записка на приобретение спецодежды
Это внутренний документ, при помощи которого можно:
- быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
- уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
- внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
- согласовывать намеченные действия;
- запросить нужную информацию или получить инструкцию;
- сопроводить иное сообщение;
- списать денежные средства;
- сделать необходимое объявление.
Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.
Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение. Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ. Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.
Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.
Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.
После того как указанные обстоятельства стали известны непосредственному руководителю среднего звена, он обязан сообщить об этом директору
В такой служебной записке указывается:
- точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
- подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
- перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.
Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.
Служебная записка на списание спецодежды не имеет унифицированной формы, поэтому она составляется по форме, разработанной компанией самостоятельно. Пишет такую записку на имя руководителя организации или председателя комиссии лицо, ответственное за учет спецодежды, которое может также входить в состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
Цель служебной записки – донести до руководства, что спецодежда пришла в негодность или подлежит списанию по иным причинам.
Сервис формирует для вас персональный налоговый календарь. Учитывает форму собственности, наличие сотрудников и систему налогообложения. Вам не нужно держать все в голове и искать среди всего списка налоговых дат свои. «Моё дело» напомнит об отчетных датах по смс.
Пользователи сервиса «Моё дело» получают консультационную поддержку по бухгалтерским и налоговым вопросам. В любой момент задайте экспертам вопрос по своей деятельности.
Как получить консультацию?
Эксперты консультируют в письменном виде через личный кабинет.
Обратиться в службу консалтинга может любой пользователь с оплаченным доступом к сервису.
Чтобы получить ответ на интересующий вопрос, напишите его в разделе «Консультация бухгалтера». Чем подробнее вы сформулируете вопрос, тем точнее будет полученная консультация.
По каким вопросам можно проконсультироваться?
Вы можете задать любой налоговый или бухгалтерский вопрос по вашей деятельности.
В частности, получить консультацию можно по следующим темам:
- Бухгалтерский учет малого бизнеса
- Расчет налогов по УСН, ПСН
- Ведение налогового учета
- Составление отчетности
- Кадровый учет и расчет зарплаты
- Порядок документооборота
Консультации пользователям предоставляются ведущими экспертами в области бухгалтерского и налогового учета, имеющими 10-летний опыт.
Сколько вопросов можно задать?
Количество вопросов не ограничено.
При необходимости можно задать уточняющие вопросы, чтобы до конца разобраться в ситуации.
Ответ на свой вопрос вы получите в течение суток.
Не узнает ли налоговая о моих вопросах?
Вы можете быть уверены, что ваша информация не попадет в чужие руки.
Мы гарантируем полную конфиденциальность. Данные пользователя, заданные им вопросы и полученные ответы никогда не будут переданы третьим лицам, в том числе и контролирующим органам.
Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию.
Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета.
Чем полезна интеграция?
С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты.
Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово.
Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи.
Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона.
Как интеграция облегчит ведение учета?
Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку.
На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки.
После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную.
«Моё дело» автоматизирует товарный учет. Вам не придется вручную вводить поступившие и проданные товары – достаточно загрузить накладную или счет-фактуру, чтобы программа посчитала приход и расход ТМЦ.
Используя товароучет, вы сможете:
- Отслеживать дебиторскую задолженность и движения на складе или между складами
- Контролировать остатки товаров и получать информацию о тех товарах, которые пора закупать
- Создавать прайс-листы для клиентов и выставлять счета, используя цены, указанные в прайс-листе
- Печатать ценники для своих товаров
- Загружать изображения товаров для удобной навигации по складу
- Отправлять клиентам список товаров для заказа его у вас
- Оформление приема заказа от покупателей
- Формирование документа заказа поставщику
- Проведение сборки заказа покупателя
- Создание каталога мест хранения товаров
- Работа с товарной аналитикой (Залежавшиеся товары, минимальные остатки товаров, минусовые остатки товаров, формирование ABC анализа по товарам)
Все данные товарного учёта по умолчанию отображаются в интернет-бухгалтерии. Не нужно отдельно импортировать сведения и переносить информацию из первичных документов в отчётность.
Что делать, если мне не выдали средства индивидуальной защиты
Специального бланка здесь не существует. Специалисты рекомендуют пользоваться стандартной структурой оформления документов подобного рода. Достаточно составить документ на листе формата А4 в произвольной форме. Часто компании разрабатывают для этого фирменные бланки. Также можно скачать в сети стандартный шаблон.
Перед оформлением самого акта составляется докладная записка. Ее заполнением занимается непосредственный руководитель провинившегося работника. Он должен указать обстоятельства, при которых были допущены нарушения правил техники безопасности. Также отмечается, к каким последствиям привели эти действия. Докладная передается генеральному директору организации.
(: «Нарушение требований техники безопасности/охраны труда. инструкция. как избежать»)
На основании этой записки директор издает приказ о проведении проверки. Для этого назначаются члены специальной комиссии, в составе которой должно быть минимум три человека. Нередко в крупных компаниях существует постоянная комиссия по охране труда. Ее члены должны выявить все обстоятельства случившегося.
При этом опрашиваются сотрудники, которые являлись свидетелями такого нарушения. Также берутся показания работника, который нарушил правила. По итогам проведенной проверки составляется акт, который станет документальным подтверждением того, что правила ОТ действительно были нарушены.
Этот акт и станет основанием для применения карательных мер, к которым относится и увольнение.
Некоторые работники считают, если отказаться от подписания этого документа, удастся избежать наказания. Однако это мнение является ошибочным. Если сотрудник не желает ставить в документе свой автограф, руководитель должен оформить дополнительную бумагу. Здесь будет говориться о том, что провинившийся работник не желает подписывать акт.
При составлении документа обычно используется компьютерный набор. Хотя рукописный вариант акта также приемлем. Каких-то особых требований к заполнению этого документа не существует. Рекомендуется придерживаться стандартной структуры: «шапка», основа, окончание. Особое внимание стоит уделить правильности и достоверности внесенных сведений.
По сути, этот акт является достаточно серьезным обвинением, согласно которому работник может быть уволен. Именно поэтому крайне важно, чтобы указанная информация была правдивой. Здесь нужно постараться избежать каких-то размытых фраз. Если речь идет о нарушении правил безопасности, так и нужно написать, что конкретно сделал провинившийся работник.
Если после составления документа была обнаружена ошибка, для ее исправления необходимо пользоваться общепринятыми правилами. Неверные сведения аккуратно зачеркиваются одной линией. Затем указывается правильная информация, которая должна сопровождаться пометкой «Исправленному верить». Данные изменения должны подтверждаться автографами всех членов комиссии.
В «шапке» документа указывается наименование компании, в которой было зафиксировано нарушение правил охраны труда. Отмечается название документа, отображающее суть его составления. Также здесь прописывается КПП, ИНН и другие данные регистрационных документов. Указывается место и дата оформления акта. Далее идет основная часть, содержащая такие пункты:
- Указывается состав комиссии. Прописываются ФИО и должность каждого его члена.
- Вносится информация о случившемся. Здесь рекомендуется использовать максимально подробные описания. Нужно указать, в чем именно заключается нарушение правил. Отмечается точное время события. Не стоит забывать, обвиняемый сотрудник может оспорить этот документ, поэтому здесь не должно быть никаких преувеличений.
- Указывается информация о работнике, в действиях которого были выявлены нарушения.
- Нелишним будет указать, к каким последствиям привели его действия.
- Если сотрудник дал письменное объяснение своим действиям, это также должно быть отображено в акте.
- Указывается, какое именно наказание предусматривается за данное нарушение.
В завершающей части все члены комиссии должны проставить свои подписи с расшифровками. Документ заверяется и директором компании. Если к акту прилагаются какие-то дополнительные документы, о них также нужно упомянуть. Например, это могут быть докладные и объяснительные записки, акт, свидетельствующий о том, что работник отказывается подписывать документ.
Весной 2020 года стали вступать в силу различные нормативные акты, вносящие определенные требования к организации рабочего режима компаний, продолжающих работать в период пандемии коронавируса.
Документация разрабатывалась преимущественно по регионам. В зависимости от эпидемиологической ситуации принимались более строгие, или, наоборот, облегченные меры.
Рекомендуем прочитать: Нужно ли в офисе носить маски и перчатки в период коронавируса?
Ношение работниками защитных масок обязательно только в том случае, если такая необходимость установлена на законодательном уровне, а также имеются соответствующие распоряжения на предприятии.
Также работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будут перечислены профилактические меры, обязательные для соблюдения, в числе которых должен быть обязательный масочный режим на работе.
После факта выявления нарушения работодатель вправе запросить от сотрудника предоставление объяснительной записки, почему он находился на работе без маски.
Единого образца, которым необходимо пользоваться при оформлении документа, не предусмотрено. По этой причине объяснительная составляется в свободной форме. В качестве основы может использоваться чистый лист формата А4 или фирменный бланк компании.
В объяснительной записке должны присутствовать следующие данные:
- наименование компании;
- инициалы и должность руководителя, на имя которого составляется объяснительная;
- название документа;
- инициалы и должность сотрудника;
- непосредственное описание нарушения;
- факт признания/непризнания вины;
- причина совершение дисциплинарного проступка — почему на рабочем месте находился без средств защиты;
- дата составления объяснительной и личная подпись сотрудника, ее составившего.
Далее документ передается руководителю. Он, после его изучения, принимает решение по поводу наказания для нарушителя.
Штраф не допустимы. Наказать можно замечанием или выговором, при многократных нарушениях — увольнением.
Согласно Ст.19 ТК РФ работник может написать объяснительную по указанию руководства, или отказаться это сделать. Обязанность работодателя в случае дисциплинарного проступка потребовать от сотрудника объяснительную, которую он должен написать в течение двух рабочих дней.
Если работник отказывается писать объяснительную записку, составляется акт об отказе. Это не освобождает трудящегося от ответственности. В течение месяца со дня нарушения издаётся приказ о дисциплинарном взыскании.
Правильно составленная объяснительная записка с объяснением причины нарушения масочного режима может смягчить наказание. Отказ от написания документа — вступление в конфронтацию с руководством. Может восприняться как игнорирование указаний начальства, желание продолжать работу без средств индивидуальной защиты без объяснений.
Служебная записка позволит уведомить начальство о необходимости покупки спецодежды. Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду. В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.
От руководителя цеха №3
О необходимости приобретения спецодежды
В соответствии с нормами Приказа Министерства соцразвития №290н «Об утверждении правил обеспечения спецодеждой» от 1.06.2009 года, Приказа Министерства соцразвития №541н «Об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды» от 1.10.2008 года, в соответствии с локальным актом «О закупке спецодежды» №77-А прошу организовать закупку спецодежды для сотрудников цеха №3 в количестве 10 штук.
Источник
Спецодежда (СО) — это одно из средств индивидуальной защиты работников от воздействия вредных факторов производства или от загрязнения. В соответствии со ст. 221 ТК, работодатель обязан выдать специальную одежду, спецобувь и другие средства сотрудникам, задействованным на вредных и опасных производствах, на работах с особыми температурными условиями или связанными с загрязнением.
Перечень таких профессий, полагающаяся им спецодежда и порядок приобретения и выдачи прописаны в Приказах Минтруда от 09.12.2014 № 997н, от 31.12.1997 № 70, Приказах Минздравсоцразвития от 20.04.2006 № 297, от 01.06.2009 № 290н, а также нормативных документах по отдельным отраслям.
При проведении закупки такой продукции нужно отличать ее от других видов профессиональной одежды, например форменной.
СО защищает работника от воздействия различных факторов, в то время как форменная демонстрирует принадлежность к определенной профессии и не несет защитных функций.
Ответ на вопрос: Данный локальный нормативный акт можно составить в произвольном порядке (ст.
Ответственность за уведомление работников об обязанности использовать СИЗ и контролем за соблюдением такой обязанности несёт начальник участка, где работают соответствующие работники. Несоблюдение обязанностей начальником, является основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности в общем порядке». Подробности в материалах Системы Кадры: Журнал
«Справочник специалиста по охране труда (Охрана труда)»
№ 10, Октябрь 2014 Средства индивидуальной защиты Все о вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.
27861 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.
Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.
Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В этом пункте устанавливается, какие именно должностные лица несут ответственность за различные действия, связанные со спецодеждой (за ее хранение, выдачу, списание и т. п.).
Данная структура не является обязательной или исчерпывающей, при составлении документа для конкретного предприятия некоторые пункты могут быть вычеркнуты или заменены.
Некоторым категориям работников положена компенсация за работу во вредных условиях труда.
Вас интересует налогообложение премий? Вся самая свежая информация в нашей статье.
Имеет ли право работодатель уволить пенсионера? Узнайте об этом в нашем материале.
СИЗ – это собственность организации. Ее возвращают работодателю:
- при увольнении работника;
- при переводе в той же организации на другую работу, для которой спецодежда не предусмотрена нормами;
- по окончании сроков ее носки для утилизации.
Такой вывод следует по смыслу статьи 212 ТК, пункта 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н.
После того как работник вернул СИЗ:
- оцените пригодность для дальнейшего использования;
- определите мероприятия по уходу: стирка, чистка, дезинфекция, ремонт и т. д.;
- установите степень изношенности.
Оценку проводит уполномоченный работодателем сотрудник или комиссия по охране труда организации. Результаты фиксируют в личной карточке учета выдачи СИЗ.
ВНИМАНИЕ
Если спецодежда пропала в местах хранения либо пришла в негодность, а срок ее носки еще не истек, выдайте работнику новую спецодежду или отремонтируйте старую.
Если сотрудник сам потерял спецодежду, повредил ее или не вернул при увольнении, взыщите с него причиненный ущерб в размере стоимости спецодежды с учетом ее износа (ст. 238, 246 ТК).
СИТУАЦИЯ
Может ли работодатель удержать деньги за спецодежду, если не закончился срок ее носки, а сотрудник не вернул СИЗ при увольнении
Работодатель оплачивает спецодежду, и она является его собственностью, поэтому при увольнении работник должен сдать работодателю спецодежду, срок использования которой не истек (либо новую, либо бывшую в употреблении).
Об этом говорится и в пункте 64 раздела VII Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н: «Спецодежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату при увольнении».
Удержание сумм за спецодежду из расчета при увольнении в случае возврата СИЗ работником незаконно.
В случае же невозврата спецодежды предусмотрена обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК).
Расторжение трудового договора не влечет освобождения работника от материальной ответственности за невозврат спецодежды.
Таким образом, в случае правильного оформления выдачи спецодежды при невозвращении ее работником, увольняющимся из организации, работодатель вправе требовать возмещения стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее износа, то есть остаточной стоимости СИЗ (ст. 246 ТК).
Работодатель, согласно статье 248 Трудового кодекса, вправе удержать из зарплаты работника сумму, не превышающую размера среднего месячного заработка работника.
При увольнении работника, получившего спецодежду по правильно оформленным первичным документам, работодатель вправе требовать ее возврата или оплаты ущерба.
В случае если работник не согласен возместить причиненный ущерб в добровольном порядке, работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении ущерба. Срок исковой давности для обращения работодателя в суд равен одному году (абз. 2 ст. 392 ТК).
После того как срок действия СИЗ окончился или СИЗ пришло в полную негодность, оформите списание, а затем утилизируйте.
Средства индивидуальной защиты списывают и утилизируют, когда истекает срок их годности. Сроки годности изделия можно посмотреть в паспорте самого СИЗ или в каталоге производителя. Предельные сроки эксплуатации защитных средств определены в ГОСТах и типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи СИЗ.
СИЗ, которые теряют свои защитные свойства в процессе хранения или эксплуатации, нужно списать, когда истечет гарантийный срок. Эти сроки установлены в эксплуатационной документации на СИЗ (подп. 12 п. 4.2 ТР ТС 019/2011).
Решение о списании СИЗ принимает постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которую создает бухгалтерия. Если после истечения срока носки СИЗ не пригодно к дальнейшему использованию в виде повторной выдачи, его списывают по акту и передают на утилизацию с учетом пунктов 34, 35 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н.
Списывают СИЗ согласно правилам бухгалтерского учета и действующей в организации учетной политики. В бухгалтерском учете выбытие средств индивидуальной защиты отражают списанием СИЗ с забалансового счета на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря по форме, утвержденной приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н) не требуют оформлять отдельные документы на утилизацию. Однако такие требования могут быть прописаны в отраслевых нормативных актах и в стандартах отрасли или самого предприятия.
Как утилизировать СИЗ, посмотрите в эксплуатационной документации к СИЗ (подп. 12 п. 4.2 ТР ТС 019/2011). Кроме того, отдельные требования могут быть указаны в нормативных документах. Например, требования к утилизации СИЗОД указаны в пункте 11 ГОСТ 12.4.041–2001.
Если требования к утилизации конкретных видов СИЗ не указаны в эксплуатационной документации, работодатель имеет право указать в локальном положении о применении средств индивидуальной защиты, что СИЗ с истекшим сроком службы отправляют на повторную переработку или сдают на полигон в составе твердых коммунальных отходов.
Если СИЗ нельзя использовать в качестве вторичного сырья, их нужно собрать и вывезти в места хранения или захоронения как отходы, приближенные по своему составу к промышленным. Для этого заключите договор со специализированными организациями, у которых есть лицензия на утилизацию промышленных отходов и полигоны по захоронению твердых коммунальных отходов.
Особый порядок установлен для СИЗ, на которые воздействуют ядовитые химические или радиационные материалы: их утилизируют на специализированных лицензированных предприятиях (ст. 9 Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления»). В частности, такие средства индивидуальной защиты сдают на утилизацию по договору со специализированными предприятиями ФГУП «Радон». При этом СИЗ многоразового применения перед утилизацией должны хорошо дезактивировать (п. 3.1 СанПиН 2.2.8.49-03). Средства индивидуальной защиты краткосрочного применения и СИЗ одноразового применения не подлежат дезактивации, их направляют на утилизацию сразу после использования.
СОВЕТ
Не отдавайте списанные СИЗ работникам.
В этом случае сложно отследить, какие именно СИЗ использует работник: те, которые вы ему выдали на текущий период, или просроченные.
СИТУАЦИЯ
Должен ли сотрудник сдавать СИЗ, срок носки которого истек
Да, должен.
СИЗ – это собственность работодателя, и у сотрудника нет права забрать СИЗ себе без разрешения работодателя, даже если срок носки СИЗ уже истек (ст. 212 ТК).
СИТУАЦИЯ
Вправе ли работодатель установить, что при увольнении работник спецодежду не возвращает, но ее остаточную стоимость удерживают из выплат при увольнении
Нет, не вправе.
Работодатель обязан обеспечить приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ (ст. 212 ТК).
Специальная одежда – это собственность организации, при увольнении ее возвращают (п. 64 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н).
Работодатель не может принять в одностороннем порядке решение о том, что при увольнении спецодежду обратно на склад не возвращают. Основания для удержания из заработной платы отсутствуют (ст. 137, 233, 238 ТК).
СИТУАЦИЯ
Как определить процент износа спецодежды
Средства защиты осматривают и ощупывают, сравнивают с такими же СИЗ, только новыми. Это позволяет обнаружить повреждения, неисправные механизмы, функциональную непригодность. На основании полученных данных комиссия составляет акт осмотра. В акте отдельной графой обозначают процент износа. Строгих правил для определения величины износа нет, члены комиссии определяют процент износа на свое усмотрение. Формулы, по которой можно высчитать точный процент износа, не существует.
Также можно учесть сроки СИЗ.
Например: срок носки СИЗ – один год. Если прошел один год, то у данных СИЗ 100 процентов износа, если прошло шесть месяцев, то 50 процентов износа.
СИТУАЦИЯ
Можно ли выдать СИЗ повторно
Да, можно.
Служебные записки нужны для обеспечения коммуникации между сотрудниками компании, подразделениями. Направляются они, как правило, от нижестоящего вышестоящему работнику. Если нижестоящий сотрудник обнаружил необходимость закупки спецодежды, ему также нужно составить записку. Служебная записка на приобретение спецодежды составляется в свободной форме. Однако при ее оформлении нужно придерживаться ряда правил.
Служебная записка позволит уведомить начальство о необходимости покупки спецодежды. Она же будет актуальной и в том случае, если работодатель не желает приобретать спецодежду. В данной ситуации документ поможет доказать, что начальство знало о соответствующей необходимости. В нем же можно зафиксировать законы, по которым работодатель обязан закупить спецодежду.
Работодатель обязан обеспечивать сотрудников, работающих в особых условиях, специальной рабочей одеждой регулярно.
Периодически требуется составлять заявку на спецодежду.
212 ТК РФ). Снабжать спецодеждой и СИЗ наниматель обязан:
- на работах, связанных с большой вероятностью загрязнения.
- работающих в особых температурных условиях;
- работников вредных и опасных производств;
Все выдаваемые вещи должны приобретаться за счет средств организации и иметь сертификаты “О безопасности средств индивидуальной защиты”.
Служебная записка на спецодежду сотруднику
Работодатель обязан обеспечивать сотрудников, работающих в особых условиях, специальной рабочей одеждой регулярно. Периодически требуется составлять заявку на спецодежду. О том, как это правильно сделать, читайте далее.
Согласно законодательству, работодатель должен обеспечивать безопасные условия труда для всех групп персонала. Для некоторых категорий обязательна выдача специальной одежды, обуви и других средств индивидуальной защиты (ст. 212 ТК РФ). Снабжать спецодеждой и СИЗ наниматель обязан:
Все выдаваемые вещи должны приобретаться за счет средств организации и иметь сертификаты “О безопасности средств индивидуальной защиты”.
Выдача осуществляется с установленной периодичностью. Покупка, выдача и использование рабочей одежды и средств защиты регулируется Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. ). Снизить профессиональные риски за счет эффективных средств защиты — одна из главных обязанностей специалиста по ОТ.
Читайте в журнале «Справочник специалиста по охране труда», как не ошибиться с поставщиком, вовремя закупить качественные СИЗ и собрать все необходимые для этого документы. Согласно п. 4 Правил 290н, снабжение персонала СИЗ производится бесплатно. Законодательно установлены нормы по выдаче спецодежды в зависимости от вида выполняемых работ.
В зависимости от установленных норм и с некоторой периодичностью работодателю необходимо обновлять рабочую одежду. Для этого требуется составление служебной записки на ее приобретение (образец будет приведен далее). Обратите внимание, что компания вправе производить замену СИЗ чаще, чем этого требует закон и в большем объеме.
Заявка на СИЗ подается либо непосредственным руководителем, либо специалистом по охране труда. Все зависит от того, на кого эти обязанности возложены.
Поскольку у вещей различные, то и заявки могут подаваться не один раз в году, если речь идет о выдаче на руки. Тогда как служебка на приобретение составляется исходя из годовой потребности.
Порядок составления заявки на приобретение СИЗ должен быть отражен в ЛНА работодателя. При составлении списков непосредственный руководитель должен учитывать следующие параметры (п.
Пройдите обучение в Высшей школе охраны труда. Получить диплом Сама заявка на приобретение спецодежды включает информацию:
Удобнее всего заявку оформлять в виде таблицы, сформированной по подразделениям.
Документ подписывается составителем и передается на согласование руководителю подразделения, а после – в отдел снабжения. БЕЗОПАСНОСТЬ 360°
При выходе на работу нового сотрудника следует ознакомить с перечнем положенной ему специальной одежды.
Справочные таблицы примерного соответствия размеров обуви метрической и штихмассовой систем:
- при интервале между смежными размерами 5 мм
Мужская обувь
Женская обувь
Штихмассовая
Метрическая (мм)
Штихмассовая
Метрическая (мм)
38
245
33
210
39
250
34
215
40
255
34,5
220
40,5
260
35
225
41
265
36
230
42
270
37
235
43
275
37,5
240
43,5
280
38,5
245
44
285
39
250
45
290
40
255
46
295
40,5
260
46,5
300
41
265
47
305
42
270
48
315
43
275
49
320
49,5
325
50
330
51
335
52
340
- при интервале между смежными размерами 7,5 мм
Мужская обувь
Женская обувь
Штихмассовая
Метрическая (мм)
Штихмассовая
Метрическая (мм)
38
240
35
217
39
247
36
225
40
255
37
232
41
262
38
240
42
270
39
247
43
277
40
255
44
285
45
292
46
300
47
307
48
315
49
330
50
338
51
345
52
350
Бухгалтерский учет спецодежды
Порядок ведения бухгалтерского учета спецодежды определяется Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (утв. приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н) (далее — Методические указания).
В зависимости от стоимости и срока полезного использования спецодежду можно условно разделить на три категории:
- Первая категория: спецодежда со сроком полезного использования менее 12 месяцев.
- Вторая категория: спецодежда со сроком полезного использования более 12 месяцев, не входящая в состав основных средств по стоимостному критерию согласно ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01) и учетной политике предприятия.
- Третья категория: спецодежда, входящая в состав основных средств (срок полезного использования более 12 месяцев стоимостью свыше 40 000 руб.).
Спецодежда, относящаяся к первой категории, учитывается в составе материально-производственных запасов независимо от стоимости (п. 2 Методических указаний). При этом ее списание на счета учета затрат может выполняться единовременно с целью снижения трудоемкости учетных работ (п. 21 Методических указаний).
Для чего нужно писать служебную записку?
Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.
Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.
Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.
Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.
Что должен содержать текст документа?
Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:
- Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
- Наименование официальной бумаги.
- Дата написания и номер.
- Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
- «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
- Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.
Похожие записи: