Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета движения отходов: кто и как должен вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Как выглядит журнал учета выдачи журналов
Если вы решите завести и вести далее журнал учета выдачи журналов по охране труда, возьмите на заметку. Выглядеть он должен именно так:
| Дата выдачи | Регистрационный номер | Наименование журнала | Наименование подразделения | ФИО, должность получателя, подпись |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Как видите, ничего сложного и страшного. Сначала проставляется номер по порядку, фиксируется название журнала, и ему присваивается регистрационный номер. Затем пишется наименование подразделения, куда «отправился» журнал, а получивший оставляет свои реквизиты и ставит подпись о получении.
Законодательные требования
Для регистрации и контроля работы организации существуют определенные законодательные требования, которые необходимо соблюдать. Эти требования регламентируют состав и порядок ведения различных журналов и документов.
Одним из обязательных документов является устав организации. В уставе должны быть определены основные цели и задачи, структура и организационная форма, права и обязанности сотрудников организации.
Для ведения бухгалтерского учета необходимо вести журналы учета доходов и расходов, журнал учета основных средств, журнал учета ТМЦ и другие. В этих журналах фиксируются все финансовые операции организации.
Трудовой кодекс РФ предусматривает ведение журнала учета рабочего времени. В этом журнале фиксируются данные о рабочем времени каждого сотрудника, что позволяет контролировать его трудовую дисциплину и определить заработную плату.
Если организация имеет собственные транспортные средства, то требуется вести журнал учета их эксплуатации. В этом журнале отмечаются все операции по эксплуатации и ремонту транспорта.
Также законодательство может предусматривать ведение журналов и документов для определенных отраслей. Например, для медицинских организаций существуют требования к ведению медицинских карт пациентов, журнала учета лекарственных препаратов и т.д.
Все вышеуказанные журналы и документы должны быть ведены в соответствии с установленными правилами и хранятся в организации в течение определенного срока в зависимости от их значения.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Возможно ли вести журналы регистрации в электронной форме
Современные технологии позволяют отказаться от огромного количества бумажной документации. Современные программы значительно облегчают и ускоряют работу. Это касается и регистрационных журналов любых форм. Подобные документы представляют собой таблицу с расширением doc, docx, xls. В этом случае столбцы и строки заполняются подобно бумажным аналогам.
Ведение такой таблицы имеет несколько преимуществ. Например:
- Не требует больших затрат, достаточно приобрести программу и создать файл.
- Электронная таблица позволяет прописать гиперссылки на интернет ресурсы или отсканированные документы, что значительно облегчает их поиск.
- Проще редактировать, существует возможность предоставить доступ нескольким сотрудникам, которые при необходимости будут вносить изменения.
Одним из новейших методов регистрации стала СЭД или система электронного документооборота, позволяющая крупным организациям вести учёт большого количества материалов.
Тем не менее бумажные журналы регистрации ещё долгое время будут оставаться актуальными. Например, в них можно дублировать информацию из электронных таблиц. Данный способ позволяет получить резервную копию электронного журнала на физическом носителе.
В интернет-магазине представлено огромное разнообразие товаров. На сайте имеется удобная функция, позволяющая ознакомиться с образцом каждого регистрационного журнала.
Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации
- Журнал регистрации трудовых договоров.
Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.
- Журнал регистрации личных карточек.
- Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
- Журналы регистрации приказов (распоряжений).
Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).
Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».
Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».
Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).
- Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).
Под инструкцией по охране труда принято подразумевать локальный нормативный акт, который считается обязательным кадровым документом. В нем содержатся требования по безопасному выполнению сотрудниками своих обязанностей. Такие инструкции должны быть абсолютно в каждой организации.
Согласно действующим нормативно-правовым актам, работодатель вправе сам определить, какие инструкции по ОТ нужны в компании. Документ можно разработать для каждой должности, которая есть в штатном расписании.
Инструкции бывают:
- по видам работ;
- по профессиям.
Цель инструкции по ОТ – обеспечить безопасность жизни и здоровья сотрудников, уберечь их от воздействия вредных и опасных производственных факторов.
В статье будут встречаться термины, значение которых не всем известно. Именно поэтому мы подготовили эту таблицу:
|
Термин |
Определение |
|
Охрана труда |
Система сохранения жизни и здоровья сотрудников. Она включает санитарно-гигиенические, социально-экономические, лечебно-профилактические, реабилитационные и другие мероприятия. |
|
Условия труда |
Факторы, которые воздействуют на здоровье подчиненного. |
|
Работник |
Физическое лицо, заключившее трудовой договор с работодателем. |
|
Вредный производственный фактор |
Фактор, который при воздействии на человека может спровоцировать у него заболевание. |
|
Опасный производственный фактор |
Фактор, который при воздействии на человека может привести к его травме. |
Что такое журналы учета ключей эп
Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации. В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи. Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP.
Как вести такие журналы, описано в Инструкции о безопасности хранения, обработки и передачи информации с использованием криптографических средств (приказ ФАПСИ № 152 от 13.06.2001). Разберемся, кому обязательно нужно вести их, а кому только рекомендуется это делать.
Размещение и монтаж СКЗИ, а также другого оборудования, функционирующего с СКЗИ, в помещениях пользователей СКЗИ должны свести к минимуму возможность неконтролируемого доступа посторонних лиц к указанным средствам. Техническое обслуживание такого оборудования и смена криптоключей в присутствии посторонних лиц запрещено.
Для исключения утраты ключевой информации вследствие дефектов носителей рекомендуется, после получения ключевых носителей, создать рабочие копии. Копии должны быть промаркированы и должны использоваться, учитываться и храниться в общем порядке. Все копии учитываются за отдельным номером.
Каждый ключевой документ должен быть зарегистрировать в Журнале поэкземплярного учета СКЗИ.
Передача СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов допускается только с разрешения руководителя организации с соответствующей пометкой в журнале поэкземплярного учета.
При обнаружении на рабочей станции с установленным СКЗИ программного обеспечения, не соответствующего объему и сложности решаемых задач на данном рабочем месте, а также вирусных программ, незамедлительно должны быть организованы работы по расследованию инцидента информационной безопасности.
Обзор: Мой студенческий дневник — Простая жизнь. Творческое обучение
Организация — одна из самых сложных задач для меня. На то, чтобы организовать для мальчиков все учебные материалы и предметы, уходит очень много времени. Обычно у меня уходит значительная часть выходных, чтобы подготовить все к следующей неделе. Затем идет датированный pdf-файл моего студенческого журнала Корины Эбботт.
«Мой студенческий журнал» — ежедневник, охватывающий всю неделю на каждой странице. Они бывают в распечатанном виде и в формате PDF. Есть много обложек на выбор в печатной форме, у формы PDF нет обложки, так что вы можете создать свою собственную.
Помимо страниц ежедневного журнала, они также включают:
- Как использовать мой студенческий журнал
- Все обо мне, страница
- Молитвы и цели
- Библейские стихи Выученный журнал
- Книги Журнал прочтения
- События, проекты, экскурсии, презентации и мероприятия
- Протоколы испытаний
- года
Ключевые моменты
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Ведение первичной документации в бухгалтерии
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).
Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:
Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Для чего нужен и чем предусмотрен
Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:
- все сведения систематизированы;
- поиск сведений занимает меньше времени;
- такой формат удобен в применении;
- защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.
В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:
- документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
- место хранения — отдельное помещение;
- бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
- доступ третьих лиц исключается;
- входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.
Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.
Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.