Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформлять подарки сотрудникам в бухучете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для выплаты можно использовать различные источники. В том числе прибыль компании, оставшуюся после налогообложения и не распределенную ранее. Допустим, что организация решила выдать материальную помощь из нераспределенной прибыли прошлых лет (счет 84). Как провести такую хозяйственную операцию? Подчеркну, что Минфин против подобных манипуляций, по его мнению, выражение «нераспределенная прибыль» подразумевает, что по этим средствам еще не принято решение учредителей.
Иногда возникает путаница при отражении необлагаемых выплат. Кто-то вообще не включает их в отчеты и справку 2-НДФЛ, кто-то показывает везде. Как согласно правилам и законодательству правильно заполнить отчетность?
В первую очередь смотрите инструкции к формам, они достаточно подробные, и там можно найти ответы на большинство вопросов. Во-вторых, отметьте для себя разницу между выплатами, не относящимися к облагаемым согласно законодательству, и теми, что не облагаются налогом или взносами условно. К примеру, дивиденды не относятся к облагаемым суммам и в отчете РСВ-1 не показываются совсем. В то же время материальная помощь в общем случае облагается взносами и освобождена от них только в виде отдельных исключений, значит, в отчете фигурировать должна.
Порядок налогообложения подарков детям сотрудников
Если подарки предусмотрены детям, то учитывать расходы нужно по особенным правилам:
- база по НДФЛ определяется как общая сумма всех подарков вне зависимости от того, кому они предназначены — самому работнику или ребенку. Из нее удерживается необлагаемая часть — 4 000 руб.;
- страхвзносы не нужно начислять, поскольку такой доход никак не относится к трудовой деятельности сотрудника;
- затраты на покупку детских подарков не нужно учитывать при исчислении налога на прибыль;
- НДС нужно начислять на стоимость при покупке детского подарка без НДС. Если дарится своя продукция, налог начисляется на ее себестоимость.
Подарок как поощрение за труд
Доблестный труд работника работодатель вправе поощрить несколькими способами. В качестве поощрения за трудовые достижения работнику можно вручить ценный подарок (ч. 1 ст. 191 ТК РФ). В этом случае подарок является одной из форм вознаграждения в системе оплаты труда, ее необходимо закрепить в локальных нормативных актах или коллективном договоре. То есть в организации должен действовать нормативный документ. В нем необходимо указать производственные показатели, за достижение которых положены подарки, круг одаряемых работников, стоимость подарков или их вещественную форму (примерно как в положении о премировании или непосредственно в его тексте). В трудовых договорах не обязательно прописывать порядок награждения, но следует дать ссылку на нормативный акт, который его устанавливает.
Затраты на выдачу подарков, которые являются одной из форм поощрения, относятся к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Они уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль, если выплачиваются на основании трудовых договоров (контрактов). В противном случае к таким затратам применяется норма п. 21 ст. 270 Налогового кодекса и они не признаются в составе расходов при расчете налога на прибыль. На этот момент обращают внимание представители Минфина России (Письмо от 17.05.2006 N 03-03-04/1/468).
Затраты на подарки в связи с юбилейными и праздничными датами не могут быть включены в состав расходов на оплату труда. Они осуществляются за счет прибыли, остающейся после уплаты налогов в соответствии с п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ.
Виды дарения сотруднику
Как уже говорилось выше, для оформления сделки дарения в пользу сотрудника в соответствии с законом, следует правильно квалифицировать такое поощрение по гражданскому и трудовому законодательству. Таким образом, целесообразно разделить дарение по направленности поощрения на следующие виды:
- Дарение в качестве поощрения за труд. Право работодателя на поощрение работника за его трудовую деятельность закреплено в ст. 191 ТК РФ. Предметом такого поощрения могут выступать, в том числе и ценные подарки. Однако такое одаривание работника является не более чем его премированием, ввиду чего, оно происходит не на основании договора дарения, а на основании трудового договора и законодательства в целом. Поскольку производственное премирование сотрудника понимается как одна из частей его зарплаты (ст. 129 ТК РФ), документальное оформление такого поощрения существенно отличается от обычного гражданского дарения. Сам порядок, условия и способы премирования сотрудника, как правило, отражаются в коллективном или трудовом договоре (ст. 57 ТК) или отдельным производственным положением об оплате труда или о премировании.
- Дарение, не связанное с трудовой деятельностью работника. Поощрение работника может быть признано дарением, только если оно не связано с его профессиональной деятельностью. Такая сделка является гражданским договором в рамках п. 1 ст. 572 ГК, где дарителем выступает работодатель, одаряемым — работник. Несмотря на возможность заключения устного договора дарения, целесообразно всегда оформлять его письменно (ст. 161 ГК). Отметим, что в случае массового одаривания сотрудников, логично заключать многосторонний договор дарения (ст. 154 ГК), где одаряемыми будут выступать все поощряемые сотрудники.
- Дарение в виде материальной помощи. Еще одна обособленная форма безвозмездной передачи имущества работнику (денежных средств), которая не зависит от производственных и трудовых показателей работника и имеет социальный характер. Различают целевую и нецелевую материальную помощь. Отметим, что целевая материальная помощь, по своей природе больше походит на пожертвование (ст. 582 ГК), однако отсутствие общеполезной направленности исключает возможность отнесения такой безвозмездной передачи именно к нему.
Обязательные реквизиты
Бланк, в соответствие с которым должен быть оформлен договор дарения сотруднику, законом не утвержден. Документ составляется в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов:
- наименование документа;
- дата и место составления;
- информация о дарителе в преамбуле (полное наименование компании, ФИО, должность руководителя либо иного лица, от имени которого действует фирма в рамках договора дарения);
- информация об одаряемом в преамбуле (ФИО, ИНН, должность, структурное подразделение);
- реквизиты компании (юридический адрес, код ЕГР, номер расчетного счета в банке);
- адрес, паспортные данные сотрудника;
- подписи сторон;
- печать организации, которая выступает дарителем.
Согласно ГК РФ, составление договора в письменной форме является обязательным условием передачи подарка сотруднику от имени фирмы. Кроме того, письменная форма договора обязательна для освобождения стоимости подарка от налогообложения страховыми взносами.
Договор дарения — письменное или устное соглашение между дарителем и одаряемым о безвозмездной передаче в пользу последнего каких-либо имущественных благ;
Сторонами дарения могут выступать любые субъекты права, кроме тех, кому это прямо запрещает закон;
По общему правилу, большинство договоров дарения заключается устно, однако некоторые из них закон обязывает к письменному оформлению;
Одним из таких договоров, подлежащих письменному оформлению, является договор дарения от работодателя в пользу работника;
Закон различает 2 основных вида дарения — дарение в качестве поощрения за труд и дарение, не связанное с трудовой деятельностью работника;
Поскольку дарение является финансовой операцией работодателя, оно подлежит обязательному указанию в бухучете;
В зависимости от вида дарения, существенно отличается процедура его оформления;
Дарение в виде поощрения за труд, по своей сути является премией и входит в оплату труда;
На дарение в качестве поощрения за труд не распространяется НДС, они учитываются при расчете налога на прибыль и с них уплачиваются страховые взносы;
На дарение подарков (кроме денежных средств) по договору дарения распространяется НДС, такие подарки не учитываются при УСН и при расчете налога на прибыль и с них не уплачиваются страховые взносы;
При получении работником подарков, на общую стоимость более 4 тыс. рублей в год, с него взыскивается НДФЛ в размере 13%.
По пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и мнению экспертов Минфина (Письмо № 03-07-11/16 от 22.01.2009), подарок — это безвозмездно переданная ценность, приуроченная к праздничной или знаменательной дате, которая облагается налогом на добавленную стоимость. Организация, презентовавшая сувениры, должна начислить НДС и принять к вычету сумму входного налога (при наличии счета-фактуры). По итогам проведения операционный результат нулевой, так как начисленная и списанная суммы аналогичны друг другу.
Налоговой базой при расчете НДС выступает стоимость сувенира, а сам налог рассчитывается по 18% ставке (п. 3 ст. 164 НК РФ).
ВАЖНО! НДС с подарков, врученных после 01.01.2019, исчисляйте по новой ставке 20%. Обо всех изменениях фискального законодательства читайте в статье «Все изменения по налогам на 2019 год».
Если подаренную ценность оформить как вознаграждение особо отличившимся работникам, то есть включить в положения об оплате труда и премировании возможность такого поощрения, то презенты не будут реализационными и на них не начисляется НДС. Налог на добавленную стоимость на сумму дара, переданного сотрудникам в денежной стимулирующей форме, не начисляется.
Если учреждение находится на УСН и не платит НДС, то вычет не применяется, так как входной налог в организации невозможен. На упрощенке в случае дарения уплачивать НДС нет необходимости (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).
Если в организации установлена общая система налогообложения или ЕНВД, то НДС на тематические сувениры для работников начисляется по общим правилам (п. 4 ст. 346.26 НК РФ), так как дарение не является той деятельностью, в связи с которой организация была переведена на режим ЕНВД.
Налог на прибыль с подарка
Письма Минфина России № 03-04-06/6-329 от 22.11.2012 и № 03-03-06/1/653 от 19.10.2010 устанавливают, что при налогообложении прибыли стоимость презентов не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ), так как они считаются безвозмездно переданным имуществом. Учет подарков сотрудникам в бухгалтерском учете включает сумму начисленного НДС в состав счета «Прочие расходы», тогда как в НУ при безвозмездной передаче стоимость дарения не учитывается. Итогом является образовавшаяся разница и постоянные налоговые обязательства учреждения (ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).
Если подарки приравниваются к расходам на оплату труда, стимулирующую сотрудников по итогам работы, то эти затраты учитываются в налоге на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ). Расчетчику надлежит продемонстрировать определенные доказательства, что дарение — это поощрение за достижение высоких производственных результатов.
Зарплатные нормативно-правовые акты налогоплательщика должны подтверждать возможность таких операций, необходимо включить пункты о поощрении в положения и коллективный договор. Оформляют вручение следующим образом:
- Готовится приказ или распоряжение руководителя о премировании особо отличившихся сотрудников. В приказе необходимо сослаться на конкретный пункт положения о премировании.
- Составляется список награжденных сотрудников и реестр с подписями работников о получении вознаграждения.
ВАЖНО! Подарки, приобретенные за счет субсидий или ЛБО, нельзя признать в качестве расходов по налогу на прибыль!
Бухгалтерский учет новогодних подарков детям работников
Порядок отражения в бухгалтерском учете приобретенных организацией новогодних подарков для детей работников нормативно не установлен и должен быть закреплен в учетной политике организации. На практике применяются несколько вариантов:
- стоимость приобретенных новогодних подарков для детей работников относится в момент приобретения на счет прочих расходов 91.2 «Прочие расходы» (п. 12 ПБУ 10/99), а для контроля за движением подарков организуется их учет на забалансовом счете;
- приобретенные подарки учитываются в составе материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы»;
- приобретенные подарки учитываются в составе товаров на счете 41 «Товары».
Если новогодние детские подарки по учетной политике организации учитываются как МПЗ или товары и их стоимость не были учтены в расходах ранее в момент приобретения, то их стоимость включается в прочие расходы при передаче работнику (абз. 5 п. 11, п. 16 ПБУ 10/99).
Как учесть расходы на новогодние подарки детям сотрудников в виде билетов на елку?
Для минимизации рисков в качестве получателей праздничных билетов на елку в различных организационно-правовых и локальных документах компании нужно указывать работников, а не их детей. В случае если стоимость билетов на елку превысит 3 000 рублей, сторонам необходимо заключить между собой в письменном виде договор дарения, ведь несоблюдение письменной формы ведет к ничтожности договора (ст. 574 ГК РФ).
Прибыль:
Стоимость билетов на новогоднюю елку погашается из чистой прибыли предприятия, ведь их выдача никак не связана с деятельностью, которая может увеличить доход организации, и передаются они безвозмездно (п. 16 ст. 270 НК РФ).
НДС:
Со стоимости переданных билетов необходимо исчислить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146).
НДФЛ:
В случае если цена новогоднего билета превышает 4 000 рублей, с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Страховые взносы:
На стоимость билетов на новогодние елки страховые взносы не начисляются (Письмо Минтруда России от 8 июля 2015 г. N 17-3/В-335), так как в данном случае связь подарка с трудовой деятельностью работника прослеживаться не будет.
- Бухучет:
- Отражение выдачи работникам билетов на елку в бухгалтерском учете будет выглядеть следующим образом:
- Дебет 50.3 ‘Кассовые документы’ Кредит 60 (76) ‘Расчеты с поставщиками и подрядчиками’
- — приобретены билеты на новогоднюю елку;
- Дебет 73 ‘Расчеты с персоналом по прочим операциям’ Кредит 50.3 ‘Кассовые документы’
- — подарочный билет передан работнику (рекомендую оформить данную выдачу отдельной ведомостью);
- Дебет 91.02 ‘Прочие расходы’ Кредит 73 ‘Расчеты с персоналом по прочим операциям’
- — стоимость билета отражена в расходах;
- Дебет 91.02 ‘Прочие расходы’ Кредит 68, субсчет ‘Расчеты по НДС’,
- — начислен НДС при безвозмездной передаче билета (для компаний, не являющихся организациями культуры и искусства, никаких льгот по НДС нет);
- Дебет 99 Кредит 68, субсчет ‘Расчеты по налогу на прибыль’,
- — отражение в учете постоянного налогового обязательства (не стоит забывать о применении ПБУ 18/02);
- Дебет 70 ‘Расчеты с персоналом по оплате труда’ Кредит 68 ‘Расчеты по НДФЛ’
- — удержан НДФЛ у работника, если стоимость билета превышает 4 000 рублей.
Применение ПБУ 18/02
Стоимость приобретения подарочных наборов признается в качестве расходов в бухгалтерском учете, но не учитывается при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.
Сумма НДС, начисленного при безвозмездной передаче такого имущества, также не учитывается в составе расходов в силу п. 16 ст. 270 НК РФ как расход, связанный с безвозмездной передачей (Письмо Минфина России от 08.12.2009 N 03-03-06/1/792).
Следовательно, РЅР° эти СЃСѓРјРјС‹ возникают постоянная разница Рё соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (РџРќРћ) (Рї. Рї. 4, 7 Положения РїРѕ бухгалтерскому учету «РЈС‡РµС‚ расчетов РїРѕ налогу РЅР° прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 19.11.2002 N 114РЅ).
Последовательность обложения налогами подарков детям работников
Учитывать издержки на презенты ребятам необходимо соответственно особым законами:
- в основе НДФЛ определена общая сумма всех подарков не зависимо от того, кому они предусмотрены — сотруднику или ребенку. Из общей стоимости удерживается необлагаемая часть — 4000 руб.;
- при исчислении налога на выгоду ,траты на покупку подарков для детей не учитываются;
- при приобретении детского подарка без НДС, на его цену необходимо начислять НДС, когда предприятие дарит продукцию своего производства, тогда налог начисляют на ее начальную стоимость;
- подарок не является результатом труда работника, поэтому нет потребности начислять страховые взносы.
Детский подарок учитывается подобно как для взрослых: создать приказ по предприятию, составить ведомость с личными росписями сотрудников, при необходимости сформировать контракт дарения.
У вас возникли вопросы? Наши специалисты помогут вам.
Документальное оформление
В качестве подарков организация может приобретать различные товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ): наборы конфет, сувениры, игрушки и т.д.
Если стоимость подарка физическому лицу превышает 5 базовых величин (далее – БВ; с 1 января 2021 г. такая величина составляет 29 руб.; 5 БВ — это 145 руб. (5 х 29 руб.)), то письменно оформляется договор дарения.
Обратите внимание! Дарение подарков стоимостью более 5 БВ в отношениях между коммерческими организациями запрещено.
Также запрещается безвозмездная реализация алкогольных напитков, в т.ч. в случае:
-
передачи алкогольных напитков в качестве оплаты труда работников, в т.ч. в виде премий;
-
бесплатного (безвозмездного) распространения юридическими лицами и (или) ИП алкогольных напитков, за исключением дегустаций, проводимых в маркетинговых целях.
Основанием для выдачи подарков является приказ (распоряжение) руководителя организации.
Данный документ может содержать:
-
распоряжение закупить определенные подарки на установленную сумму и выдать их работникам (их детям, другим лицам). До издания приказа отдел по работе с персоналом либо отдел…
Как оформить сотрудникам выплату подарка ко дню рождения?
Ответ на вопрос: При установлении в локальном акте условия о награждении работника подарком следует обратить внимание на следующие моменты: — в локальном акте следует называть эту выплату именно подарком; — выплата подарка должна быть связана с производственными результатами работников и такие подарки должны быть предусмотрены трудовыми договорами. В том случае, если подарок не будет связан с производственными результатами, организация не сможет учесть затраты в расходах при исчислении налога на прибыль ().
Вместе с тем, по нашему мнению, с учетом того, что работодатель планирует выдавать подарок в денежной форме, фактически данная выплата будет представлять собой не подарок, а стимулирующую выплату.
В этой связи не исключены претензии со стороны налоговых органов по поводу неудержания соответствующих сумм НДФЛ.
Полагаем, что в данной ситуации работодателю будет целесообразнее производить выплаты работникам к праздникам именно в качестве стимулирующей выплаты (премии).